Ein Seminar oder eine Konferenz wird durch die Inhalte erst lebendig. Diese zu kommunizieren, die gewünschte Atmosphäre im Raum und auch für Teilnehmer/innen am Bildschirm zu schaffen und perfekt getimte Abläufe zu garantieren, ist Aufgabe der Technik - unsere Aufgabe.
Firma Sound & Light Vision Veranstaltungstechnik betreut regelmäßig Veranstaltungen vom Messeauftritt bis zur Konferenz mit Teilnehmer/innen vor Ort und rund um den Globus am Screen. Ihre Kriterien für ein gut geplantes Seminar oder eine Konferenz sollen Ihnen dabei behilflich sein, Missverständnisse in der Kommunikation auszuschließen, den Veranstaltungsort gezielt zu wählen und Ihrem Technik-Dienstleister die passenden Informationen bereitzustellen, die er oder sie benötigt, um reibungslose Abläufe garantieren zu können. Hier ist Firmen-Checkliste für perfekte Seminare oder Konferenzen.
Soll Ihre Veranstaltung live übertragen werden - eine Frage der Location?!
Planen Sie eine hybride Veranstaltung, an der man vielleicht sogar interaktiv auf der ganzen Welt teilnehmen kann oder ist Ihr Event ausschließlich für körperlich anwesende Personen gedacht? Diese und die Frage, ob Sie die Veranstaltung gerne aufgezeichnet haben möchten, entscheidet unter anderen darüber, wie groß die Location sein soll.
Aber auch für die Technik ist diese Information wichtig! Video- und Livestream-Technik müssen geplant werden und auch die Art der Beleuchtung ändert sich, wenn gefilmt oder gestreamt wird. Dazu kommt, dass wir für hybride Events gerne auch individuelle Plattformen zur Verfügung stellen. So genießen Ihre Teilnehmer/innen eine auf Ihr Event abgestimmte Oberfläche und das Team von Sound & Light Vision ist die Zuverlässigkeit der Übertragung betreffend nicht so sehr von anderen Anbietern abhängig.
Fragen Sie sich also bitte zunächst, ob Ihr Event …
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per Livestream übertragen werden soll,
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ein Hybrid-Event mit interaktiven Teilnehmer/innen am Screen wird,
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ausschließlich vor Ort stattfindet
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und/ oder aufgezeichnet werden soll. 
Sprache, Speaker, Content und was es für die Technik bedeutet
Gute Sprachverständlichkeit im Raum und bei Online-Teilnahme ist Grundvoraussetzung für Ihr gelungenes Event. Um diese gewährleisten zu können, benötigt Ihr Technik-Dienstleister einige Informationen. Beispielsweise spielt es eine große Rolle, ob Sie eine Übersetzung benötigen.
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Soll die Übersetzung simultan erfolgen?
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In wie viele und in welche Sprachen soll übersetzt werden?
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Wer kümmert sich um entsprechend erfahrene Übersetzer/innen?
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Verfügt Ihr Veranstaltungsort über die technische Infrastruktur oder soll diese von Ihrem Dienstleister bereitgestellt werden?Sicherlich möchten Sie auch, dass Ihre Speaker sich gut betreut fühlen, den Zeitplan einhalten (können) und mit bedarfsgerechter Technik ausgestattet sind. Das Sound & Light Vision Veranstaltungstechnik Team spricht sich gerne vorab mit den Speakern ab, betreut diese vor Ort und kümmert sich hinter der Bühne darum, dass Ihre Zeitvorgaben eingehalten werden. Es stellt sich also Frage, ob jemand aus Ihrem Team diese Organisationsarbeit übernimmt oder, ob Ihr Dienstleister sich darum kümmern darf.
Nun noch einige Worte zum Content. Wenn das Team vorab Power Point Präsentationen, Videos etc. erhält, dann kann es diese anpassen und für reibungslose technische Prozesse, Lesbarkeit und ruckelfreies Abspielen sorgen. Selbstverständlich geht es mit den sich anvertrauten Daten verantwortungsbewusst und vertraulich um - und das wird Ihr Technik-Dienstleister auch. Vermeiden Sie bitte peinliche Pannen im Live-Betrieb, in dem Sie Ihre Daten und die Ihrer Speaker vorab übermitteln und vom Profi checken lassen.
Teilnehmerführung, Webseite, Party und Co. - was passiert?
Veranstaltungsorte sind unterschiedlich ausgestattet und manchmal lohnt es sich auch daran zu denken, was um Ihr Seminar oder Ihre Konferenz herum passieren soll.
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Soll es Screens mit Ihrem Logo, Programminformationen etc., beispielsweise in der Vorhalle geben?
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Sollen Eingangsbereiche und Vorraum farblich beleuchtet auf die bevorstehende Veranstaltung einstimmen?
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Soll das Gelände auch von außen für Ihr Event gebrandet werden, was beispielsweise mit entsprechend farblicher Beleuchtung, großen Logo-Projektionen oder ähnlichem möglich ist?! Haben Sie sich schon überlegt, ob eine Seminar-/Konferenz-Webseite Sinn macht? Hier können sich Teilnehmer/innen vorab über Inhalte, Hotelempfehlungen und Anreisemöglichkeiten informieren. Vielleicht gibt es im Vorfeld Blogbeiträge mit der Vorstellung Ihrer Speaker oder News, die es Ihrer Zielgruppe ermöglichen, sich mit dem Zweck Ihrer Veranstaltung zu identifizieren?! Alles ist möglich, wenn man früh genug darüber spricht.
Auch die Frage, ob Sie im Anschluss an das Event noch weitere Programmpunkte planen, ist wichtig.
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Gibt es ein Dinner?
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Soll eine Band spielen oder ein DJ auflegen?
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Darf getanzt werden oder soll die musikalische Untermalung dezent im Hintergrund bleiben? Um Equipment, Umbauzeiten und nicht zuletzt die Betreuung der technischen Anlagen gut planen zu können, sollten Sie mit Ihrem Dienstleister darüber sprechen.
Ein Seminar oder eine Konferenz planen – Fazit
Ihr Sound & Light Vision Ansprechpartner und jeder andere Technik-Dienstleister wird Ihnen unter anderem diese Fragen stellen, um ein bedarfsgerechtes Angebot erstellen zu können. Es beschleunigt den Prozess, wenn Sie und Ihr Team im Vorfeld Gelegenheit hatten, diese Fragen intern zu klären.