Anhand unserer Firmenumzug-Checkliste erhalten Sie die Tipps, wie die Umzugsplanung bei einem Firmenumzug funktioniert und wie Ihr Standortwechsel einwandfrei gelingt.
Die Umzugsphasen eines Büroumzugs – Checkliste
Ein Firmenumzug ist ein umfangreiches Projekt, weshalb es erstens mehr Zeit und zweitens mehr Schritte benötigt als ein normaler Umzug. Ein Unternehmensumzug kann nicht von einem auf den anderen Tag erfolgen. Aus diesem Grund ist es ratsam den Büroumzug Monate im Voraus zu planen.
An dieser Stelle ist es sehr hilfreich ein Umzugskonzept zu erstellen, damit Sie alles im Überblick haben. Grundsätzlich gibt es einige Dinge, die Sie vor, während und nach dem Umzug beachten sollten.
Vor dem Firmenumzug
Kündigung
Haben Sie das alte Büro rechtzeitig gekündigt? Ganz anders als bei Mietwohnungen gilt die gesetzliche Kündigungsfrist für Geschäftsräumen von 6 Monaten. Wenn Sie außerhalb der Kündigungsfrist Ihre Kündigung beim Vermieter einreichen, so müssen Sie weitere Miete zahlen.
Mitarbeiter informieren
Es ist sehr ratsam, sowohl alle Mitarbeiter als auch den Betriebsrat frühzeitig in die Umzugsplanung einzubinden. Gerade bei einem Standortwechsel kann für viele einen Wohnortswechsel bedeuten. Hiernach ist es wichtig und ratsam, dass Sie Ihren Mitarbeitern den genauen Umzugstermin verkünden, damit Sie auf den Standortwechsel einstellen können.
Tipp: Denken Sie daran, erreichbar zu bleiben. Schließlich könnte diese zu Folgen führen, wie Verlust am Umsatz oder Kundenverluste. Hiernach rät es sich, dass die Mitarbeiter nacheinander umziehen und nicht das ganze Unternehmen auf einmal.
Adressänderung
Zunächst ist es wichtig, dass Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner sowohl von Ihrem Umzugsvorhaben als auch über die neue Adresse und Telefonnummer informieren. Neben Kunden und Geschäftspartnern sollten Sie auch diese Behörden und Institutionen Ihre Adressänderung informieren:
- Das Finanzamt
- Das Gewerbeamt
- Das Amtsgericht
- Die Versicherungen
- Die Krankenkassen
- Die Banken
- Die Berufsgenossenschaften
- Lieferanten und Servicekräfte
- Die Abos, wie Zeitungen
Ausmisten und Entrümpeln
Machen Sie sich Gedanken im Vorfeld, ob Sie alle Möbel im neuen Büro tatsächlich benötigen oder nicht. Dabei kann ein Einrichtungsplan sehr hilfreich sein, um eine klare Vorstellung zu verschaffen.
So nach dem Motto: Wenn nicht jetzt, wann dann? Ein Firmenumzug ist der perfekte Moment, um sich von nicht mehr gebrauchten Einrichtungsgegenständen und alten Akten zu trennen. Nach der Entrümpelung raten wir Ihnen eine Inventarliste zu erstellen, damit Sie einen Überblick haben.
Tipp: Je weniger Umzugsvolumen, desto günstiger wird der Firmenumzug.
Halteverbotszone
Damit an Ihrem Umzugstag alles problemlos verläuft, raten wir Ihnen die Lage am neuen Standort zu kontrollieren:
- Besteht ein Parkplatzmangel?
- Wie ist die Zugänglichkeit?
Darüber hinaus können Sie sich entscheiden, ob eine Halteverbotszone sinnvoll ist oder nicht. Letztendlich haben Sie eine Auswahl zwischen einfacher oder einer doppelseitiger Halteverbotszone . Wir raten Ihnen nicht in die Versuchung auf ein selbstgebasteltes Halteverbotsschild zu kommen, weil es illegal ist und Sie demenentsprechend hierfür Bußgeld zahlen müssen.
Grundversorger und Telefonkommunikationsanbieter kündigen
Hiernach sollten Sie sich auch um Ihre Strom- und Telekommunikationsanbieter rechtzeitig kümmern und gegebenenfalls über den Wechsel des Telefon- und Internetanbieters sowie den Energieversorger informieren.
Nachsendeauftrag
Damit Ihre Pakete am richtigen Standort zugesendet werden, sollten Sie einen Nachsendeauftrag bei der Post beantragen.
Büroumzugstag
Das Gefühl im alten Büro zum letzten Mal zu stehen bringt viele Erinnerungen hoch, nicht wahr? Dennoch können Sie sich auf Ihr neues Büro freuen und wir können uns vorstellen, wie hoch die Spannung am Umzugstag sein kann.
Aber der Umzug ist fast geschafft und Sie haben meist der Aufgaben wie am Schnürchen bewältigt! Eins sollten Sie dabei nicht vergessen: Bevor die Schlüsselübergabe mit Ihrem alten Vermieter stattfindet, ist es empfehlenswert, nochmal die Räume durchzugehen und eventuell auf Beschädigungen zu prüfen. Es ist durchaus ratsam die Vorschäden im Protokoll festzuhalten und diese zu dokumentieren.
Am neuen Standort geben wir Ihnen den Rat, den Möbeln und Umzugskisten direkt in die gewünschten Räumen zu transportieren. Hierbei sparen Sie nicht nur viel Zeit, sondern auch Energie und können sich später auf andere Dinge fokussieren.
Nach dem Firmenumzug
Sobald der Umzug von Standort A zum Standort B verlaufen ist, sollten Sie zuerst Ihr Umzugsgut systematisch auf Vollständigkeit überprüfen:
- Sind Schäden entstanden?
- Sind alle Umzugskartons bzw. Möbel vollständig oder fehlt etwas?
Sollte dies der Fall sein, dann ist es ratsam diese möglichst schnell bei Ihrem Umzugsunternehmen zu melden und zu reklamieren.
Wir können uns vorstellen, wie aufgeregt Sie sind Ihr Büro neu einzurichten. Jedoch liegt an erster Stelle nicht das Dekorieren, sondern vielmehr Ihre potentiellen Kunden sowie Geschäftspartnern zu informieren als auch die Reichweite zu erweitern.
Daher sollten Sie zuallererst die Kontaktdaten und das Impressum auf Ihrer Firmenwebsite ändern. Vergewissern Sie sich auch, dass diese Aufgaben erledigt werden und Prioritäten sind, wie:
- Firmenschilder anbringen
- Einrichtung des Telefons, Fax und Internet Anschlusses
- Strom-, Gas- und Wasserzählers am neuen Standort ablesen
- Versicherungen für den neuen Standortüberprüfen
Tipp: Sammeln Sie alle Belege und Rechnungen, die bei Ihrem Büroumzug entstanden sind. Damit können Sie die Umzugskosten bei der Steuererklärung geltend machen.