Wie "ein Theater mit der Garderobe beginnt", so beginnt die Praxis mit der Anmeldung. Hier kreuzen sich verschiedene wichtige Funktionen: Patienten melden sich an und bekommen Informationen, das Praxisteam empfängt die Besucher, vergibt Termine und nimmt Anrufe entgegen, die Ärzte holen die Unterlagen ab usw.
Im Empfangsbereich werden auch Informationen aufbewahrt - es sei denn Patientenakten, Adressen der Kliniken oder Reha-Zentren, Kontaktdaten der Praxen für weiterführende Untersuchungen und Labors u.a.
Ein Platz zum Wohlfühlen für Patienten und Mitarbeiter
Der Empfangsbereich ist eine Art Praxisgesicht. In einer guten Praxis sollte sich der Patient schon am Empfang gut aufgehoben fühlen und einwandfrei versorgt werden. Er erwartet eine höfliche, freundliche und kompetente Betreuung. Dies gelingt allerdings nicht immer.
In Situation eines Zeitmangels ist das Praxispersonal an der Rezeption oft gestresst und wirkt dadurch unfreundlich. Wie eine Studie der pronova BKK zeigt, ist dies häufig eine Ursache der negativen Praxiserfahrung der Patienten. Wenn ein Patient dazu noch Schmerzen hat und aufgeregt ist, reagiert er u.U. noch sensibler und braucht noch mehr Zuwendung. Darum sollte regelmäßig geprüft werden, ob die Abläufe im Praxis-Alltag einen Optimierungsbedarf aufweisen.
Darüber hinaus sollte man nicht vergessen, dass der Empfangsbereich einen zentralen Arbeitsplatz der Praxis-Mitarbeiter bildet. Hier meistern die Praxisassistenten den Praxis-Alltag. Deshalb sollte der Empfangsbereich gut durchdacht sein und so eingerichtet werden, dass das Personal hier alles griffbereit hat und die Zeit hier gerne verbringt. Funktionales und ergonomisches Möbel, einheitlicher und harmonischer Farbstil der ganzen Praxis, genügend Licht und Freiraum, notwendiges Zubehör sind Bestandteile des Empfangsbereichs in einer erfolgreichen Praxis.
Empfangsbereich: Möbel und Zubehör
Sehr wichtig ist das hochwertige und ergonomische Möbel. Der Hauptpunkt einer Rezeption, der den Raum auf einmal unterteilt und organisiert, ist eine Empfangstheke (oder ein Empfangstresen). Die Theke muss nicht niederdrücken, sondern von der Höhe optimal sein und über ergonomische Tischplatte sowie ausreichende Anzahl der Regale verfügen.
Tisch-Sichttafelsysteme sind für Ordnung und schnelles Finden der Informationen durch Praxis-Mitarbeiter unersetzlich. Tisch- bzw. Thekenaufsteller helfen, die Hinweise sowie aktuelle Praxis-Informationen präsent bekannt zu geben und die Nachfragen der Patienten zu reduzieren.
Eine Schrankwand oder ein Bücherregal hinter der Theke hilft, die Praxisdokumentation in Ordnung zu halten. Ein bequemer mobiler Empfangsstuhl sowie Wandbilder mit entspannenden Motiven ergänzen die Einrichtung des Empfangsbereichs.
Empfangsbereich: Farben
Die Farbpalette der Empfangs sollte mit dem Corporate Design der Praxis übereinstimmen. Damit erhöhen Sie den Wiedererkennungswert der Praxis und tragen einem Wohlfühlfaktor der Patienten bei, sodass man sich sicher und gut aufgehoben fühlt.
Für die Praxis-Gestaltung sollte man eine Farbkombination auswählen, die einerseits die Mitarbeiter zur Arbeit motiviert, andererseits nicht aufdringlich, sondern eher entspannend wirkt. Optimal ist es, wenn die Farben einander ausgleichen bzw. neutralisieren.
Alles ausschließlich in Weiß zu gestalten, ist nicht unbedingt optimal und kann langweilig und zu steril wirken. Einige Elemente in Hellgrün oder in dem warmen Orange würden Erfrischung und Kraft vermitteln. Ein paar Wandbilder mit Natur-Motiv könnten solche "Farbenoasen" bilden.
Empfangsbereich: Beleuchtung
Eine richtige Beleuchtung ist sehr wichtig. Nicht nur für das Schaffen eines freundlichen Ambiente für Patienten, sondern auch für Arbeitsatmosphäre für das Personal. Die Räume sollten sehr hell sein und über möglichst wenig Schatten verfügen.
Das sogenannte vertikale Licht leuchtet die Wände an, sodass der Empfangsbereich etwas größer zu sein scheint und Gesichter von Patienten und Praxismitarbeitern besonders hell "wirken". Das Flachlicht in höherer Lichtstärke über der Theke hebt die ganze Empfangszone hervor. Einsatz der seitlichen Beleuchtung der Theke und der Dekorleuchten verleiht der Rezeption Wohnlichkeit und Entspannung.
An Empfang findet das erste Kennenlernen des Patienten mit der Praxis statt. Für den ersten Eindruck gibt es bekanntlich keine zweite Chance, deswegen sollte man sehr sorgfältig und liebevoll an die Gestaltung und Einrichtung des Praxis-Empfangsbereichs herantreten. Sodass es da ein Platz zum Wohlfühlen für Patienten und Mitarbeiter entsteht.